TechStone Sales Bot — Manwal ng Paggamit

Ang iyong phone-first na kasama sa TechStone CRM: mag-log ng visit, gumawa ng quote, habulin ang follow-up, at tingnan ang pipeline mo — kahit saan.

Pagsisimula

Pag-sign in

1. Buksan ang link ng app sa telepono o computer. (Sa telepono, maaari mong Add to Home Screen para magbukas ito na parang app.)
2. Ilagay ang iyong vTiger username at Access Key. Ang access key ay nasa CRM sa ilalim ng My Preferences — ang link na "where?" sa login screen ang magdadala sa iyo doon.
3. I-tap ang Sign In. Dadalhin ka sa Home Hub.

I-install ang app (Android at iPhone)

Ang pag-install ay naglalagay ng TechStone na icon sa home screen mo para magbukas ang bot nang full-screen na parang normal na app — at ito ang nagpapagana sa Viber screenshot shortcut sa Android. Gawin ito minsan kada telepono.

Android (Chrome)

1. Buksan ang Chrome at pumunta sa dash.techstone.com.ph.
2. Mag-sign in minsan.
3. I-tap ang ⋮ menu (kanang itaas) → Install app (o Add to Home screen) → Install.
4. Buksan ang bagong TechStone icon mula sa home screen mo.

iPhone / iPad (Safari)

1. Buksan ang Safari — dapat Safari, hindi Chrome — at pumunta sa dash.techstone.com.ph.
2. Mag-sign in minsan.
3. I-tap ang Share na button (ang parisukat na may pataas na arrow, sa ibaba o itaas ng screen).
4. Mag-scroll pababa at i-tap ang Add to Home Screen → Add.
5. Buksan ang bagong TechStone icon mula sa home screen mo.

Ang Home Hub

Ang Hub ang home screen mo — bawat tampok ay isang card, nakagrupo sa Capture, Daily, at Boards at reports. I-tap ang card para buksan.

• Logo sa kaliwang itaas = Home. I-tap anumang oras para bumalik sa Hub.
• Kanang itaas: 🔍 mabilis na paghahanap · ang gabay na ito · ang iyong profile (mga inisyal) — i-tap para sa profile at sign-out.

Assistant (AI)

Magtanong sa simpleng wika — tungkol sa produkto, isang kliyente, gabay sa presyo, o "ano ang meron ako ngayon?". I-tap ang 🎤 mikropono para magsalita imbis na mag-type.

Home dashboard

Tingin sa iyong araw: mga tawag at meeting ngayon, mga gawain, anumang nakabinbin o overdue, ang pipeline mo ayon sa stage, at mga lead ayon sa status.

Today (kalendaryo)

Ang iskedyul mo, sa Calendar. I-tap ang + New para magdagdag ng call, meeting o task — piliin ang uri, paksa, petsa, oras at mga tala, magdagdag ng other participants kung kailangan, tapos Save. Lalabas agad ito para sa iyo (at sa manager mo); ang sinumang ibinook o idinagdag ay hihilingang tanggapin ito.

Sa entry na naka-link sa kompanya at contact, ang + Create follow-up task ay nag-book ng susunod na hakbang para sa taong may-ari ng calendar, naka-link sa parehong mga record.

Agenda

Ang darating na linggo kasama ang kamakailang kasaysayan. Nakikita ng mga manager ang buong team dito. I-tap ang nakaraang meeting na kailangan pang isulat, o ang → Record nito, para buksan ang meeting record.

I-tap ang call o task para buksan ang Log follow-up form (tingnan ang Follow-ups). Ang No answer at No reply ay nagtatala ng hindi nasagot na attempt sa isang tap. Sa Outstanding quotations, ang paglipat ng quote sa Accepted ay nagpapatakbo ng compliance check.

Paghahanap

Maghanap ng kahit ano: lumipat sa pagitan ng Knowledge Base (impormasyon ng produkto, file, presentation) at CRM Records (account, contact, lead, quote). Mag-type at i-tap ang Search.

Meetings — mga visit, presentation at meeting record

Pinagsama ang Sales Visits at Presentations sa isang listang Meetings (nasa menu). Ang bawat meeting ay may isang meeting record — ano ang nangyari, sino ang dumalo, mga business card, litrato at Q&A. Ang lumang Sales Visits at Presentations page ay nagbubukas ngayon ng Meetings.

1. I-book

• Sa Calendar, piliin ang uri ng meeting at idagdag ang Other participants.
• Kapag nag-book ka ng meeting para sa ibang tao, o idinagdag sila bilang participant, makakatanggap sila ng imbitasyon sa phone at computer at kailangang i-tap ang Accept, Decline o Snooze. Sasabihan ka ng kanilang sagot, at ang bawat pangalan sa meeting ay may ✓, ✗ o ⏰.
• Para matanggap ang imbitasyon bilang notification, i-tap ang Get invitations as notifications on this device sa isang imbitasyon — minsan sa bawat phone at computer.

2. Itala

Buksan ang meeting record mula sa calendar meeting (📝 Meeting record), mula sa Meetings (Prepare record o Start record), mula sa Team Agenda (→ Record) o mula sa menu (Meeting record). Awtomatiko itong nai-save habang nagta-type.

1. What happened: uri, petsa, tagal, Planned o Held, at para kanino ito naka-log.
2. Client & people: iugnay ang kompanya, piliin ang contact mula sa listahan ng kompanyang iyon, at iugnay ang opportunity. Kung nagbago ang numero, email o job title ng contact, iwasto dito — magtatanong ang Save to CRM bago baguhin ang contact.
3. Business cards & attendance lists: i-tap ang 📷 Photograph a card (idagdag ang likod kung may detalye roon) o 📋 Photograph a list, o mag-upload ng PDF. Ang bawat tao ay lalabas bilang card: suriin ang detalye, pumili o gumawa ng organisation, at i-tsek ang Confirmed.
4. Ang litrato, attendance sheet at dokumento ay awtomatikong nai-file sa qi, sa PDX › 03-Sales › Meeting Records.
5. What was presented & Q&A (bukas para sa presentation) at Commercial detail — budget, timeline, kompetisyon, pain points (bukas para sa visit).
6. Discussion: mag-type, o i-tap ang 🎤 Dictate — ang Tagalog at Cebuano ay nai-save sa Ingles. Piliin ang Outcome, i-tsek ang Decision maker was present, at itakda ang Next action at Follow-up date.

3. Save to CRM

Ang Save to CRM ay ginagawa ang lahat nang sabay:

• gumagawa o nag-a-update ng isang Sales Visit (ipinapakita ang SV number), pagmamay-ari ng Sales group at nakasulat ang rep;
• idinadagdag ang mga confirmed card at list row bilang contact, nakaugnay sa kanilang organisation;
• ipinapaskil ang meeting record sa kompanya, contact at opportunity;
• gumagawa ng follow-up task para sa rep at minamarkahang Held ang calendar meeting.

Presentations at events: isang record, ayon sa stage

Ang presentation o event ay pinaplano nang maaga, kaya ang record nito ay lumalago kasabay nito. Sa Stage, piliin ang Planning o Preparation, isulat ang nagawa (venue na-book, samples naihanda, imbitasyon naipadala) at i-tap ang Save stage update to CRM: itinatala ito sa kompanya, contact at opportunity na may petsa, at ang kasaysayan ay nananatili sa record. Kapag naganap na, piliin ang Held, kumpletuhin ang record at i-tap ang Save to CRM. Pagkatapos, magdagdag ng Follow-up updates sa parehong paraan.

4. Hanapin

Ang Meetings ay nagpapakita ng mga meeting record, calendar meeting at mga naunang Sales Visit nang sama-sama. I-filter ayon sa uri, status (Upcoming, Needs a record, Draft, Saved to CRM), rep, outcome at petsa. Ang naunang Sales Visit ay bukas na read-only; i-tap ang Continue in meeting record para dagdagan.

Estimate — multi-system quote builder

Gumawa ng buong quote na may ilang produkto at karagdagang gastos, presyong eksaktong gaya ng website calculator (galing nang live ang presyo sa website engine — laging tugma).

1. Hanapin at piliin ang kliyente / CRM record ng quote.
2. Add system: piliin ang produkto (hal. Liquid Granite), kulay, lawak sa m², waste %, at i-tsek ang Flooring / In-stock / Installation kung kailangan → Add to quote. Ipinapakita ng linya ang presyo nito. Magdagdag ng kasindami ng system na kailangan ng proyekto.
3. Add line item para sa anumang hindi produkto — scaffolding, mobilization, labor, kagamitan: deskripsyon, dami, unit, rate.
4. Itakda ang discount % at VAT 12%; ang grand total ay nag-a-update nang live.
5. Copy ang naka-itemize na quote, o Save quote to CRM (nai-save sa rekord ng kliyente).

Meeting notes

Ang Meeting Note wizard ay pinalitan ng meeting record (tingnan ang Meetings). Para sa mabilis na tala pagkatapos ng call, gamitin ang Log sa item sa My Day o ang Log outcome sa follow-up nito.

Daily Project Report Operations

Isang report bawat proyekto bawat araw, kapalit ng lumang Site Report. Buksan ang Daily Reports.

• Foreman: piliin ang proyekto at petsa, magdagdag ng row para sa bawat tao sa Labor on site, isulat ang Work done today (mag-type o mag-dikta), materyales, isyu, plano para bukas at mga larawan, tapos i-submit.
• Superintendent: itakda ang Filed as sa Superintendent. Kung ang foreman ay nag-file na ng report para sa araw na iyon, may banner na nagsasabi, at ang iyong site conditions, inspection notes at sign-off ay idinadagdag dito; hindi binabago ang report ng foreman.

Suppliers Accounting

Ang Suppliers (menu, Records) ay listahan ng mga kompanyang binibilhan ng TechStone, kasama ang kanilang bank details. Magdagdag, i-edit o i-delete ang anumang supplier dito; ang pag-delete ay inililipat ito sa CRM recycle bin.

I-log ang Viber message sa CRM

Kunin ang Viber message ng kliyente papunta sa kanilang CRM record. Binabasa ng app kung kanino galing, sumusulat ng maikling buod at next action, at inilalagay ito sa contact, sa kanilang kompanya, at anumang bukas na opportunity. Dalawang paraan — ang menu method ay gumagana sa bawat telepono.

Ang maaasahang paraan — Android at iPhone

1. Sa Viber, kumuha ng screenshot ng chat para lumabas ang pangalan ng contact sa itaas (karamihang telepono: pindutin nang sabay ang Power + Volume-Down).
2. Buksan ang TechStone app → top menu Sales → Log Viber message.
3. I-tap ang Add screenshot at piliin ito mula sa mga larawan mo. Binabasa ng app ang contact mula sa chat header.
4. Kumpirmahin ang iminumungkahing kliyente — o mag-type ng pangalan sa search box at piliin ang tama.
5. Opsyonal: ayusin ang teksto ng Message at i-tap ang ↻ Regenerate para i-refresh ang AI summary at next action.
6. I-tsek ang Raise a follow-up task kung gusto mo ng paalala, tapos i-tap ang Log to CRM.

Android shortcut opsyonal

Sa Android maaari kang lumaktaw ng isang hakbang: buksan ang screenshot (o larawan sa Viber chat) → i-tap ang Share → piliin ang TechStone. Bubuksan nito ang parehong screen na nakakabit na ang larawan.

Ano ang nai-save

Isang may-petsang [VIBER] na komento na naglalaman ng buod, ang next action, ang mensahe, at link sa screenshot — nakalagay sa contact, sa kanilang kompanya, at anumang bukas na opportunity. Walang ipinapadala sa kliyente; para sa rekord mo lang ito.

Boards

Mga board na tulad ng Monday para sa pipeline, follow-up, at samples. I-drag ang mga card sa pagitan ng column, buksan ang card para sa buong deal cockpit, magdagdag ng komento, at iugnay ang CRM records.

Follow-ups

Ang ibinabahaging follow-up queue. Tingnan ang due at overdue, mag-assign ng item, at itala ang nangyari. Ang follow-up dates na galing sa meeting record ay dumarating dito nang awtomatiko.

Log follow-up — ang nag-iisang form

Ang Log outcome sa Follow-ups card, Log sa My Day, isang row sa Team Agenda at Log follow-up sa Leads & Outreach ay nagbubukas ng parehong form.

1. Piliin ang Outcome — Reached, Not held, No answer o No reply — at ang Channel.
2. Isulat ang What happened. Inilalagay ito sa iyong pangalan sa organisation, contact, opportunity at lead.
3. Ilagay ang Next action at Date, o i-tick ang No further action. Ang Full form ay nagdadagdag ng mga naka-link na record at ang kanilang kasaysayan.
4. I-tap ang Log follow-up. Ang susunod na hakbang ay ibinook para sa taong may-ari ng follow-up, at sinasabi ng mensahe kung sino.

Dashboards at ulat

Profile at Tungkulin

I-tap ang mga inisyal mo (kanang itaas) para makita ang pangalan, tungkulin, at email mo, at para mag-sign out. Ang tungkulin mo ang kumokontrol kung ano ang nakikita:

Help box sa bawat page

Bawat page ng Dash at ng Finance app ay may button na ? Help sa kanang ibaba. Binubuksan nito ang panel na may apat na bahagi:

• This page — para saan ang page, paano ginagawa ang karaniwang gawain dito, at ano ang ibig sabihin ng mga field at button. Isinulat mula sa code at sinusuri ng may-ari; ang gabay na may markang draft ay hindi pa nasusuri.
• Ask — magtanong tungkol sa page na ito o sa iba pa. Sumasagot ito mula sa mga nakasulat na gabay ng mga page na mabubuksan mo, at binabanggit ang mga gabay na ginamit, sa Ingles o Tagalog (ang wika mo sa Dash). Unang sumasagot ang sariling AI model ng TechStone sa office network. Kapag hindi saklaw ng mga gabay ang tanong, kapag hindi makasagot ang model na iyon, o kapag pinindot mo ang Try a deeper answer, maaaring ipasa ang tanong kay Claude, isang assistant mula sa labas. Ipinapadala kay Claude ang mga gabay, ang listahan ng mga page na mabubuksan mo, at ang tanong mo kasama ang mga naunang tanong at sagot sa box. Hindi sinasabi sa kanya kung sino ka, at walang record mula sa Dash na ipinapadala. Itinatago ng Dash ang mga pangalan, mahahabang numero, email address at link na nakikilala nito sa tina-type mo, pero hindi nito nahuhuli ang lahat, kaya huwag mag-type ng pribadong detalye. Ang sagot mula kay Claude ay may nakasulat na "Sinagot ni Claude, ang assistant mula sa labas, batay sa mga guide." Hindi nito nakikita ang mga presyo, gastos o record, kaya suriin ang mahahalagang bagay sa screen. Sa ilalim ng sagot, dadalhin ka ng Open sa page na nabanggit at ng Watch sa bahagi ng isang training video, sa This tab o sa New tab. Mag-type ng follow-up sa parehong box, o pindutin ang New question para magsimula ulit. Kung hindi nakatulong ang sagot, pindutin ang No: maaaring lumabas ang Try a deeper answer. Karaniwang umaabot nang hanggang isang minuto ang sagot, at mas matagal kapag si Claude ang sumagot; kapag offline ang assistant, sasabihin ito ng panel at gumagana pa rin ang mga nakasulat na gabay.
• Report or suggest — may sira, pagbabago sa paggana ng page, bagong feature, o tanong para sa may-ari. Ilarawan sa isa o dalawang pangungusap, sagutin ang ilang maikling tanong, maglakip ng screenshot kung makakatulong (i-paste, pumili ng file, o kunan ang page), at pindutin ang Send. Kasama ang page na binubuksan mo at anumang error dito. Walang gagawin o babaguhin hangga't hindi nagpapasya ang may-ari.
• My requests — ang nangyari sa bawat request na ipinadala mo, kasama ang mga sagot ng may-ari. Makakatanggap ka rin ng Dash alert kapag nasagot ang request o nagbago ang status nito.

Maaari kang magsulat sa Ingles o Tagalog. Hanggang sampung request bawat araw ang bawat tao; dagdagan ang dati sa My requests sa halip na ipadala ulit.

Tips at Troubleshooting

• I-install ito: sa telepono, gamitin ang Add to Home Screen ng browser — tumatakbo ito nang full-screen na parang app at gumagana offline para sa naka-cache.
• Mukhang luma / may nawawalang tampok? Force-refresh: pull-to-refresh sa mobile, o Ctrl/Cmd + Shift + R sa desktop. Ang app ay nagka-cache, kaya ang sapilitang refresh ang nagloload ng pinakabagong bersyon.
• Ayaw mag-record ng mikropono? Kailangan nito ng HTTPS at pahintulot sa mikropono — payagan ito kapag tinanong.
• Tagalog: maaari kang magsalita ng Tagalog kapag nagdidikta; ang mga visit note ay nai-save sa CRM sa Ingles nang awtomatiko.
• Naiipit? Tanungin ang Assistant, o magtanong sa isang administrator para sa anumang may kinalaman sa sistema.

Para sa admin — email campaigns Admin

Sa website dashboard → Marketing → Email Campaigns. Bawat campaign row ay may ⋮ menu (kaliwa ng row):

• Preview — tingnan ang buong email gaya ng makikita ng recipient.
• Image — pumili ng project hero photo (may thumbnail) para sa email.
• Refine — magbigay ng dagdag na instruksyon para isulat muli ang kopya (kailangan may pondo ang OpenAI balance).
• Approve / Send — tanging na-verify, opted-in na recipient lang ang napapadalhan; walang lumalabas nang walang tahasang send.

TechStone Sales Bot · ang gabay na ito ay laging makukuha mula sa header.